A foglalkoztatással összefüggő iratok megőrzése – új szabály

Széles Imre társadalombiztosítás
Szerző: Széles Imre - főosztályvezető, Nyugdíjbiztosítási Igazgatóság Nyugdíjellenőrzési Főosztály

A biztosítási és járulék-, illetve szociális hozzájárulási adófizetési kötelezettség módosításai mellett nem sok szó esett a foglalkoztatókat érintő új nyilvántartási és adatszolgáltatási kötelezettségről.

A társadalombiztosítási nyilvántartás vezetésére kötelezett vállalkozások az általuk foglalkoztatott biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra (volt biztosítottra) irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni. (Például egy 17 éves diák munkavállaló esetében előreláthatóan legalább 53 évig.)

A nyilvántartásra kötelezett jogutód nélküli megszűnése esetén pedig köteles bejelenteni a fent nevezett munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek.

A bejelentéssel egyidejűleg a nyilvántartásra kötelezett képviselője, illetve a felszámoló, végelszámoló köteles a 2010. január 1-jét megelőző időszakra vonatkozóan adatszolgáltatást teljesíteni, ha arra korábban nem került sor.

TÁRSADALOMBIZTOSÍTÁS 2019 (szakkönyv)

Járulékok, Nyilvántartás, Adatszolgáltatás, Nyugdíj, Szocho, Pénzbeli ellátások, Családtámogatás

Szerzők:  Farkasné Gondos Krisztina, Dr. Futó Gábor

A munkaügyi iratok (elévülési időn túli) megőrzésének kötelezettsége a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LVI. törvény alapján közvetve ez ideig is levezethető volt, viszont, ha e szabályt nem tartotta be a (volt) munkaadó, és nem őrizte meg az iratanyagot, annak nincs és nem volt szankciója.

Ez a gyakorlatban azt jelentette, illetve egyelőre még jelenti, hogy amennyiben az adatszolgáltatásra felszólított vállalkozás (az elévülési időn túli időszak tekintetében) úgy nyilatkozik, hogy az adott irattal már nem rendelkezik, jogszabályi következménnyel nem kell számolnia. Ellenben, ha figyelmen kívül hagyja a kérést, és semmilyen együttműködést nem mutat, bírsággal sújtható.

Ezen az ellentmondásos helyzeten hivatott tehát változtatni az új előírás, amely alapján azonban továbbra sem lehet számon kérni a 2018. december 23. előtt „eltűnt”, öt évnél régebbi iratanyagot.

Mindezek mellett érdemes emlékeztetni arra, hogy a nyugdíjbiztosítás nem öncélúan kéri a kérdéses adatokat a volt munkaadótól, hanem a (volt) munkavállaló ellátásának jogszerű és pontos megállapítása érdekében. Például egy húsz évvel ezelőtti helytelen dátummal bejelentett jogviszony megszűnése pontos időpontjának tisztázása – amihez feltétlenül szükségesek az egykori munkaügyi iratok – adott esetben nyugdíjjogosultságot jelenthet az igénylő (volt munkatárs) számára.

Nem véletlen, hogy az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény 124. § (1) bekezdése értelmében az adóhatóság a tudomására jutott adatokat az adóvégrehajtáshoz való jog elévüléséig tartja nyilván és őrzi meg, míg a nyugdíjellátás megállapításához szükséges adatokat az adat nyilvántartásba vételétől számított 50 évig tartja nyilván és őrzi meg.

Szaklektor: Széles Imre