A pénzkezelési szabályzat és annak tartalma

Dr. Sallai Csilla számvitel

Minden, a számviteli törvény (a továbbiakban: Szt.) hatálya alá tartozó vállalkozásnak rendelkeznie kellene számviteli politikával, amely magában foglalja a pénzkezelés szabályozását is.

A gyakorlatban a pénzkezelési szabályokat külön egységként érdemes elkészíteni, hiszen így az elkülönült tartalom könnyebben kezelhető, illetve minden olyan munkatárs számára hozzáférhetővé lehet tenni, aki ezen a területen tevékenykedik.

Szerző: Dr. Sallai Csilla - könyvvizsgáló, adószakértő, Magyar Könyvvizsgálói Kamara Könyvelői Tagozatának elnöke

A szabályzatkészítési kötelezettség alól mentesítve vannak a mikrogazdálkodói egyszerűsített éves beszámolót készítő vállalkozások

Az Szt. viszonylag részletesen és világosan határozza meg a pénzkezelési szabályzat elvárt adattartalmát és az eljárások módját. 

„14. § (8) A pénzkezelési szabályzatban rendelkezni kell legalább a pénzforgalom (készpénzben, illetve bankszámlán történő) lebonyolításának rendjéről, a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeiről, felelősségi szabályairól, a készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalomról, a készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímeiről és eljárási rendjéről, a napi készpénz záró állomány maximális mértékéről, a készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárásról, az ellenőrzés gyakoriságáról, a pénzszállítás feltételeiről, a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjéről és a pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályokról.”

Nézzük meg, mit is jelentenek a gyakorlatban ezek az elvárások, szabályok! A könnyebb átlátáshoz haladjunk abban a sorrendben, amit a fenti megfogalmazás is követ.

Az Szt. által előírtak minimumelvárásnak tekinthetők. Amennyiben a gazdálkodó adottságai, feltételei ezt igénylik, akkor a szabályozás ennél szélesebben, tágabb tartalommal is elkészíthető. A tulajdonosi érdek is motiválhatja a vállalkozást, hogy az előírt tartalomnál jóval mélyebb, részletesebb szabályozást alkosson.

Mint minden szabályozásnál, úgy a pénzkezelés terén is a hatókört kell felmérni. Így ezen a területen is először azt kell végiggondolni, hol fordul elő a vállalkozásban pénzmozgás. Ehhez számba kell venni a gazdálkodó tevékenységét, szervezeti felépítését, sajátosságait. Leggyakrabban az alábbi helyeken történik készpénzmozgás:

  • főpénztár,
  • egyes telephelyeken működtetett pénztárak,
  • bizonyos munkavállalóknál működtetett, ún. „kézi” pénztár,
  • kereskedelmi egységekben lévő egyedi pénztárgépek.

Ahány valós készpénzkezelési hely, annyi pénztár, és mindegyiknek a sajátosságaihoz igazodó eljárási szabályrendszer. S a könyvelést sem szabad kihagyni az áttekintésből, hiszen minden valós pénzkezelési helyhez kapcsolódnia kell egy-egy főkönyvi számlának, illetve számlaforgalomnak is.

Meg kell említeni a valutapénztárakat is, hiszen ahány féle valuta kerül be a cégbe, annyi valutapénztárt kell nyitni és folyamatosan vezetni. Addig létezik az adott valutában működő valutapénztár, amíg az a valuta (természetesen szabályosan) kikerül a vállalkozásból. A valutapénztár könyvelésére is vonatkozik a valutanemek szerinti elkülönítés, hiszen a különböző valutanemeket nem szabad összekeverni. 

A pénzkezelési szabályzatban nem csak a készpénzben lebonyolított forgalomról kell rendelkezni, hanem számba kell venni az összes pénzügyi csatornát: 

  • bankszálák, bankkártyák,
  • elektronikus pénzek és pénztárcák,
  • virtuális fizetőeszközök,
  • saját és idegen csekkek, utalványok és egyéb pénzhelyettesítők,
  • pénztárban tárolt idegen vagyoni értéket képviselő eszközök (letétek).

Mindezen területekre vonatkozóan számba kell venni a forgalom lebonyolításának rendjét, amelyek lehetnek jogszabályi eredetű szabályok, de a saját kialakult gyakorlat is. Közös bennük, hogy a vállalkozásra vonatkozó specialitásokat is rögzíteni kell.

A pénzkezelés személyi feltételeinek keretében minden olyan körülményt számba kell venni, amely a pénzeszközök és az ember találkozásánál felmerülhet.

  • Pénzkezeléssel (bank és pénztár) megbízott személy – célszerű a konkrét személyekre vonatkozó szabályozást a pénzkezelési szabályzat mellékletében elhelyezni, így az könnyen változtatható személycsere esetén.
  • Pénztáros akadályoztatása esetén a helyettesítési eljárás módja, menete. 
  • Pénztárosok ellenőrzésére jogosult személyek, az általuk alkalmazható eljárások. Ha a pénztári forgalom megköveteli, akkor főállású pénztári ellenőröket is lehet (célszerű) alkalmazni.
  • A pénztárt egyszerre csak egy személy kezelheti, még ideiglenesen sem fordulhat elő, hogy azt több személy egyszerre kezeli.

Az ügyvezető szerepét még akkor is célszerű végiggondolni, ha általánosságban tudjuk, esetleg definiáljuk, hogy minden, a gazdálkodó szervezetben folyó dologért ő a felelős. Ez különösen érdekes az egyszemélyes vállalkozásoknál, hiszen ott a vállalkozó több funkcióban is működik. Gyakran ez egy igazi „one man show” formát ölt.

A pénzkezelés tárgyi feltételei cégenként nagy mértékben különböznek. Ezek közül az alábbi feltételeket mindenképpen a valóságnak (!) megfelelően kellene a szabályzatban rögzíteni.

  • Pénztárolás helye – ez lehet pénztárterem, páncélszekrény, vaskazetta. Pontosan az előbb említett, egyszemélyes vállalkozásoknál fordul elő a „hasi tasi” megoldás, amikor nincs olyan hely a vállalkozáson belül kialakítva, amelyben a pénzkezelést meg lehet valósítani. Ezek a vállalkozások sokszor nem is rendelkeznek a privát élettől elkülönített működési térrel, a vállalkozó személyes és vállalkozói léte folyamatosan keveredik egymással. Ha így van, akkor is ennek figyelembevételével kell a szabályzatban rögzíteni a pénztárolás helyét.
  • A hozzáférések tárgyi korlátozása, azaz nyitvatartás, pénzeszközökhöz való illetéktelen hozzáférés megakadályozása érdekében tett technikai feltételek (pl. rácsok, zárak, riasztórendszer). 
  • A pénzkezelésnél használt egyéb eszközök felsorolása (biztonsági eszközök, pénzfelismerő eszközök, pénzszámoló eszközök stb.)

A személyi és tárgyi feltételek szabályozásán kell, hogy alapuljon a pénzkezeléssel kapcsolatos felelősségi kérdéseknek a számbavétele is. Mindazon személyeknél fel kell ezt vetni, akik valamilyen pénzeszközzel kapcsolatba kerülnek. Így az ügyvezető, a pénztáros, a pénztári ellenőr szerepe mindenképp átgondolandó. Sok olyan vállalkozás működik a kkv-szektorban, ahol valójában nincs helye a szervezeti rendben és a gyakorlatban a valós pénzkezelésnek. Ezek a vállalkozások elsősorban a legkisebb cégek. Náluk sokszor a könyvelő készíti, állítja össze (elsősorban a készpénzforgalomhoz kapcsolódó) dokumentációt, forgalmat. Hogy ez mennyire szabályos, arról lehetne vitatkozni, de tény, hogy ebben a szegmensben a könyvelő (szerződött, vagy csak rátestált) feladata a vállalkozás teljes adminisztrációjának a kézben tartása. S ebbe pedig a pénztár vezetése (de nem kezelése) is beletartozik.

A nagyobb szervezetekben a pénzkezeléssel megbízott személyek részére a munkaköri leírásokban is pontosan rögzíteni kell a feladatokat és a hozzájuk kapcsolódó felelősséget. Ezekben az esetekben nagy szerepe van a helyes és szakszerű megfogalmazásnak. 

A helytelen pénzkezelés káreseményhez vezethet, amelyhez munkajogi, sőt esetleg büntetőjogi következmények is járulhatnak. Aki ilyen helyen dolgozik, annak tisztában kell lennie ezekkel is. 

Fontos szabályozási pont az is, hogyan működik a készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalom. Ennek keretében szabályozandó:

  • Ki dönt a készpénzfelvételről?
  • Mikor és hogyan kell befizetni a bankba?
  • Alkalmaznak-e szervezett pénzbegyűjtési rendszert?

Ha szigorúan vesszük, akkor a pénztárkezelésnek egy ún. öntanuló rendszernek kellene lennie, hogy követni tudja a készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímeit. A jogcímeknél végig kellene nézni az elmúlt időszakok gazdasági eseményeit, illetve azok hatásait, de nem ártana még a jövőbe is látni. A jogcímeknél is két irányban kellene gondolkodni, hiszen készpénzeknek lehetnek állománynövelő vagy állománycsökkentő hatásai is. E mellett szabályozandó az ezekhez kapcsolódó eljárási rend is. Ennek keretében az alapkérdéseket kellene feltenni: Ki? Mikor? Hogyan? stb.

Rendelkezni kell a napi készpénz záró állományának maximális mértékéről. 

  • Mindenképp vezetői megfontolás tárgya, hogy milyen magas legyen ez az érték. 
  • Az összeg nagyságát összhangba kell hozni a pénztár technikai, biztonsági feltételeivel.
  • Számtalan olyan eset előfordulhat, hogy valami miatt ezt az értéket meghaladja a valós pénztári készlet. Ezekre az esetekre egy eljárási rendet kellene kialakítani.
  • Érdemes már a szabályozásnál figyelembe venni, hogy a könyvelésben erre vonatkozóan van kontroll-lehetőség. Sok könyvelőprogramban van erre külön funkció, de akár a könyvelésből kinyert adatállományból is lehet ellenőrzéseket végrehajtani.

A készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárásra sok vállalkozás úgy tekint, mintha az egyfajta bizalmatlanságot takarna. Ha azonban az ellenőrzés a napi gyakorlat része, amelyről (amelynek a lehetőségéről) a pénzkezelő személy tud, akkor ez a munkafolyamat része, és nincs benne semmi negatív.

  • Tisztázni kell, hogy ki és mikor ellenőrizhet.
  • Mivel az ellenőrzéseknek különféle fajtái lehetnek idő és módszer tekintetében, ezért ezt előre meg kell adni. Ez lehet rendszerben lévő ellenőrzés vagy azonnali, előre nem várt időpontban megejtett ellenőrzés. Értelemszerűen mindegyiknek más a pszichés hatása a pénzkezelőre.
  • A pénztárban lévő eszközök fizikai ellenőrzését rovancsnak nevezzük. Ebből kiderülhetnek bizonylatolási problémák, de akár pénzkezelési hiányosságok is.
  • A rovancsnál keletkező különbözet lehet hiány vagy többlet. Mindkettőre vonatkozóan eljárási rendet kell kialakítani.

Számos olyan – elsősorban kereskedelmi jellegű – cég van, ahol zárást követően meg kell oldani a készpénznek a bankszámlára történő eljuttatását. Ezt rendszerint valamilyen külső, szerződött pénzszállító cég végzi, amely alapvetően a saját protokollja szerint működik (lásd  ÁSZF). A pénzkezelési szabályzatban ezt az eljárási rendet kell rögzíteni. De kisebb forgalom esetén is előfordulhat banki felvét vagy befizetés. Ezekre az esetekre célszerű értéksávosan biztonságos megoldásokat megtalálni.