Garanciák az ügyfél-könyvelő kapcsolatban

Dr. Sallai Csilla számvitel, könyvelés

Egyre többször merül fel a kérdés: milyen garanciákat tud adni a könyvelő arra, hogy a munkája megfelelő színvonalú. Az éremnek van egy másik oldala is, hiszen a könyvelő joggal igényelhet garanciákat az ügyfelétől arra vonatkozóan, hogy a közös munkakapcsolat során az ügyfél sem él vissza helyzeti előnyével.

Szerző: Dr. Sallai Csilla - könyvvizsgáló, adószakértő, Magyar Könyvvizsgálói Kamara Könyvelői Tagozatának elnöke
Könyvelők Lapja (folyóirat), állandó szerző
Számviteli Szabályzatmintatár + Számlarend (Könyv + Pendrive) (szakkönyv), szerző
Előadó (Számvitel, Könyvelői felelősség és szerződések)

A garancia szó hallatán a jogban jártas olvasó rögtön a polgári törvénykönyvre [Ptk. – 2013. évi V. tv., a továbbiakban: Ptk.] gondol, hiszen abban önálló szerződési formaként jelenik meg a garanciaszerződés. A Ptk. 6:431. §-a szerint a garanciaszerződés, illetve a garanciavállaló nyilatkozat a garantőr olyan kötelezettségvállalása, amely alapján a nyilatkozatban meghatározott feltételek esetén köteles a jogosultnak fizetést teljesíteni.

A garancia szó egyben jelent valamiféle erkölcsi biztosítékot is, amely egy határozott ígéret arra, hogy a kért eredmény bekövetkezik, a kért dolgot megteszik, a feladatot elvégzik. Ennek az előzetes ígéretnek a szerződésben való rögzítését várják el a szerződő felek.

Az üzleti élet szereplőinek célszerű a saját erkölcsi biztosítékrendszerüket felállítani, megfogalmazni és rögzíteni. Úgy gondolom, hogy ennek hiányában bármely üzleti szereplő, valamely területen működő szolgáltató – s így a könyvelő is – ki van téve a mások által diktált viszonyoknak, körülményeknek.

KÖNYVELŐI BIBLIA (szakkönyv)
A könyvelői szerződés, felelősség kézikönyve

Szerző: Dr. Sallai Csilla

A könyvelői társadalom egy jelentős része sajnos még nem igazi vállalkozói szemlélet alapján működik. Erre a körre inkább jellemző – az anyagi, adózási megfontolások alapján működő – kiszervezett alkalmazotti szemlélet, amelyben az ügyfelek akaratának, utasításainak magát alávetve, sokszor messze nem a reális piaci feltételek alapján dolgozik. Tehát nem elég az, hogy valaki valamilyen vállalkozási formában dolgozik, igazi piaci szereplővé is kell válnia. Ebben a szerepében szüksége van

  • természetesen megfelelő szakmai képesítésre, az ahhoz tartozó nagyon széles spektrumú tudásra, illetve annak a gyakorlatban való alkalmazására;
  • az ismeretek folyamatos szinten tartására, aktualizálására és bővítésére – ehhez szükséges (akár jogszabályban előírt módon, akár önérdekből) a szakmai továbbképzéseken való részvétel;
  • az elvállalt feladatok ellátásához szükséges technikai feltételek rendelkezésre állására, annak működtetéséhez szükséges infrastruktúrára (értsd ez alatt a tárgyi és személyi feltételeket);
  • ismernie kell a saját határait – mely területekhez ért olyan mértékben, hogy felelősen el tudja látni az elvállalt, illetve rábízott feladatokat;
  • a piaci viszonyok megfelelő ismeretére.

A szerződésben rögzített garanciavállalás nem más, mint annak a rögzítése, hogy a szolgáltató rendelkezik azokkal az előfeltételekkel, amelyek a vállalt feladat teljesítéséhez szükségesek.

A Vezinfó Kft. kiadásában megjelent, Könyvelői biblia című könyvben egy olyan szerződéses mintát állítottunk össze, amely alapul szolgálhat egy könyvviteli szolgáltató számára, hogy a saját szerződését minél nagyobb biztonsággal összeállíthassa.

Ahogy a könyvben is kifejtettük, a könyvelői területen a ténylegesen vállalkozói személetben működő könyvviteli szolgáltatók számára jó megoldás lehet a működési kereteket tartalmazó Általános Szerződési Feltételek kidolgozása és alkalmazása. Ennek oka elsősorban az, hogy e területen a feladatok, az együttműködés feltételei igen gyorsan változnak. E változásoknak a korrekt – úgy a könyvelőt, mint az ügyfelet védő – követése csupán egy megbízási szerződés keretei között nehézkes, hiszen minden változtatásnál magát a szerződést kellene módosítani. A gyakorlatban jobban használható az a rendszer, amelyben a könyvvezetési tevékenységre vonatkozó szerződés mögött egy, a szolgáltató tevékenységének, az ügyféllel szembeni elvárásainak részletes leírását tartalmazó feltételrendszer is van (ÁSZF).

A Könyvelő például garantálja, hogy rendelkezik azon engedélyekkel, illetve olyan képesítéssel bíró munkatársakkal, amelyeket a jogszabályok számára a vállalt munkafolyamatok elkészítéséhez előírnak, illetve akik olyan szakmai ismeretekkel rendelkeznek, amelyek biztosítják a feladatok magas szintű ellátását.

Az Ügyfél például garanciát vállal arra, hogy az elektronikusan megküldött anyagainak adattartalma azonos a papíron rendelkezésére állóval vagy más elektronikus forrás által kiadottal (például pdf-fájlok, bank xls-export, számlázó xml-export).