Szerző: Perjési Judit - személyügyi tanácsadó
Könyvelők Lapja (folyóirat), időszakos szerző

A munkáltatóknak bonyolult és változó jogszabályi környezetben kell biztosítani a munkaügyi megfelelőséget. A munkaügyi ellenőrzések ugyanis kellemetlen, súlyos bírságokkal tarkított meglepetéseket okozhatnak azoknak a vállalkozásoknak, akik nem készülnek fel megfelelően.

Az 1996. évi LXXV. törvényben foglaltak alapján a munkaügyi ellenőrzések az alábbi területek vizsgálatára terjedhetnek ki:

• a munkaszerződés alakszerűsége, lényeges tartalmi elemei, az életkori feltételek, a foglalkoztató írásbeli tájékoztatási kötelezettsége,
• a bejelentési kötelezettség teljesítése,
• a nők, a fiatalkorúak és a megváltozott munkaképességűek foglalkoztatása,
• a munka- és pihenőidőre vonatkozó rendelkezések,
• a munkabér mértékére, a munkabér védelmére vonatkozó rendelkezések,
• a jogviszony megszűnésével összefüggő igazolások kiállítására és kiadására, az elszámolás megtörténtére vonatkozó rendelkezések,
• külföldi állampolgárok foglalkoztatására és bejelentésére vonatkozó jogszabályok,
• a munkaerő-kölcsönzésre vonatkozó, valamint a munkaerő-kölcsönzési tevékenység végzésére jogosító jogszabályok,
• teljesítménykövetelmény esetében az előzetes foglalkoztatói eljárás lefolytatásának tényére és az előzetes közlésre vonatkozó szabályok.

A munkaügyi ellenőrzések lehetnek komplex ellenőrzések, amelyek a fenti tárgykörök összességének ellenőrzésére irányulnak, de lehetnek olyan célvizsgálatok is, melyek konkrét ellenőrzési célra irányulnak (pl. a foglalkoztatásra vonatkozó alapvető szabályok érvényre juttatása). A hatósági ellenőrzés megindítása történhet előre lefektetett ellenőrzési terv alapján, de közérdekű (pl. munkavállalói) bejelentés, panasz kivizsgálása érdekében is.

Munkáltatóként mindenképpen fontos tisztában lenni azzal, hogy a munkaügyi felügyelők bármikor,előzetes bejelentési kötelezettség és külön engedély nélkül megjelenhetnek és ellenőrzést tarthatnak. Ehhez csak a hatósági ellenőrzés elvégzésére jogosító igazolványt kötelesek bemutatni, melyen szerepel a felügyelő neve, az igazolvány sorszáma és a munkaügyi hatóság illetékes szervének megnevezése.

A hatósági ellenőrzés során a munkaügyi felügyelők jogosultak az alábbiakra:

• az ellenőrzés alá tartozó valamennyi munkahelyre beléphetnek (akadályoztatás esetén igénybe vehetik a rendőrség segítségét),
• a munkáltatók nyilvántartásait megtekinthetik, arról másolatot készíthetnek,
• a helyszínen tartózkodó személyeket felszólíthatják személyazonosságuk igazolására, és tőlük felvilágosítást kérhetnek,
• hang- és képfelvételt készíthetnek, és azokat az ellenőrzési tevékenységgel (és csak azzal) kapcsolatosan felhasználhatják.

A jogszabály rendelkezéseinek alapulvételével minden év végén meghatározásra és közzétételrekerülneka következő naptári évre vonatkozó hatósági munkavédelmi és munkaügyi ellenőrzési, valamint a vonatkozó ellenőrzési irányelvek. Ezek határozzák meg az adott év kiemelt ellenőrzési és vizsgálatai céljait, valamint az ellenőrizendő főbb tevékenységi köröket, szakmákat és ágazatokat.

A munkaügyi ellenőrök, miután az idei nyár folyamán ellenőrizték a munkavállalók jogviszonyának rendezettségét, az utolsó negyedévben sem pihennek. Az irányelvek alapján 2015. október-novemberben kiemelt célvizsgálati terület a szabadsággal kapcsolatos szabályok betartásának ellenőrzése. A vizsgálat során ellenőrzik a szabadság megállapítására, nyilvántartására, kiadására vonatkozó szabályok betartását. A szabadság ellenőrzése mellett újabb tervezett, komplex vizsgálatokat is lefolytatnak.

Ha a munkaügyi hatóság szabálytalanságot talál, az alábbi intézkedéseket alkalmazhatja többek között:

• felhívja a foglalkoztató figyelmét a foglalkoztatásra vonatkozó szabályok megtartására, és kötelezi a szabálytalanság meghatározott időn belül történő megszüntetésére,
• egyes esetekben megtilthatja a további foglalkoztatást,
• javaslatot tehet munkaügyi bírság kiszabására, illetve bizonyos esetekben köteles ezt megtenni (pl. életkori feltételek be nem tartása, bejelentési kötelezettség elmulasztása, munkabér összege és kifizetési határidőre vonatkozó rendelkezések megsértése, engedély nélküli munkaerő-kölcsönzési tevékenység esetén),
• visszamenőlegesen átminősítheti a megbízási, vállalkozási jogviszonyt munkaviszonnyá,
• ha nem rendelkezik a megfelelő engedéllyel, eltiltja a foglalkoztatót tevékenysége gyakorlásától.

Amennyiben a foglalkoztatónál munkaügyi bírságot szabnak ki, annak összege 30 ezer forinttól 10 millió forintig (20 fő foglalkoztatotti létszám alatt 5 millió forintig) terjedhet. A bírság összege függ attól, hogy a jogellenes állapot mennyi ideig állt fenn, mekkora az okozott hátrány nagysága, hány jogszabályi előírást sértett a munkáltató, és ez mennyi munkavállalót érintett. Ha a munkaügyi bírság kiszabását követő 3 éven belül a munkáltatónál a korábbival azonos jogsértést állapítanak meg, a bírság felső határa az előbb említett kétszerese lehet! További teher a munkáltatónak, hogy a munkaügyi bírság emeli a társasági adó alapját is.

Azok a foglalkoztatók, akiket munkaügyi bírsággal sújtottak, 2 évig nem rendelkeznek rendezett munkaügyi kapcsolatokkal. Ez számukra hátrányt jelent, mert ez idő alatt például nem vehetnek részt pályázatokban.

A fentiek alapján is jól látszik, hogy a foglalkoztatóknak mindenképpen érdemes felkészülni a munkaügyi ellenőrzésre és a munkaügyi, bérszámfejtési területet akár belső audit, akár külső szakmai szolgáltató közreműködésével átvilágítani. Az átvilágítás során feltárhatók és minimalizálhatók a folyamatok, dokumentációk, elszámolások hiányosságai, szabálytalanságai. Az auditot követően pedig fontos, hogy a foglalkoztató továbbra is fenntartsa a szabályos működést, legyenek naprakészek a nyilvántartásai, időben teljesítse a bejelentési kötelezettségeit stb.