Az üzleti év vége a könyvelőváltások időszaka is, azonban ez számtalanszor úgy történik meg, hogy az új könyvelő nem kapja meg a nyitáshoz és a további könyveléshez szükséges adatokat. De kitől is kellene ezeket megkapnia? A cég rendszeresen felteszi a kezét; intézze az átadás-átvételt egymás közt a régi és az új könyvelő.

Ha belegondolunk, a könyvelőváltás csak egy apropó az elmúlt időszak komolyabb bemutatására, valójában minden üzleti év végére vonatkozóan szükséges lenne egy korrekt dokumentációt készíteni és azt átadni az ügyfélnek. Hiszen a mérlegdossziénak az volna a szerepe, hogy összefoglalja az eltelt üzleti évet.

Mit is „illene” összeállítani a mérlegdossziéban?:

• beszámoló – mérleg, eredménykimutatás, szöveges magyarázatok az elfogadásra szánt formában és olyan részletező adatokkal, amely alapján könnyen megállapítható volt, hogy mely egyedi főkönyvi adatokból állt össze egy adott mérleg vagy eredménykimutatás sor;
• végleges főkönyvi kivonat;
• immateriális javak és tárgyi eszközök leltárai és mozgástáblái; 
• befektetett pénzügyi eszközök – függetlenül azok jellegétől, azaz kölcsönügyletek, részesedések vagy egyéb hosszúlejáratú céllal keletkezett követelések – létét és értékelését alátámasztó adatok, számítások, azok értékét és év közbeni változását alátámasztó dokumentumok;
• készletekről felvett leltárak és a hozzá kapcsolódó kiértékelések:
  • készletekhez kapcsolódó értékvesztések elszámolása,
  • leltáreltérésekkel kapcsolatos dokumentumok,
  • saját termelésű készletek bekerülési értékének meghatározásához kapcsolódó számítások (azaz befejezetlen, kész- és félkésztermékek utókalkulációja),
  • árukhoz kapcsolódó összehasonlító jellegű mutatók számításai (forgási sebesség, haszonkulcs, árrészszint stb.),
  • közvetített szolgáltatások egyedi nyilvántartása;
• követelések leltára és azok létét és értékét alátámasztó dokumentumok – különös tekintettel:
  • vevői egyenlegek és azokhoz tartozó alátámasztások és visszaigazolások,
  • adott kölcsönök nyilvántartásai, hozzájuk kapcsolódó kamatszámításokkal,
  • adott letétek, kauciók alátámasztása,
  • értékvesztések analitikus nyilvántartásai,
  • behajthatatlanság vagy más ok miatt kivezetett követelések könyvelését alátámasztó dokumentumok;
• pénzeszközök leltárai;
• aktív és passzív időbeli elhatárolások leltára, az értékeket alátámasztó számítások és dokumentumok (számlák) másolatai;
• saját tőkét alátámasztó számítások, táblák; 
• céltartalék képzésére és feloldására vonatkozó dokumentumok és hozzájuk kapcsolódó számítások; 
• kötelezettségek leltára, besorolása és azok létének tényét és értékét alátámasztó dokumentumok – különös tekintettel:
  • szállítói egyenlegek és azokhoz tartozó alátámasztások és visszaigazolások,
  • kapott hitelek és kölcsönök nyilvántartásai, hozzájuk kapcsolódó fontosabb kiemelésekkel (pl.: tartási vagy megújítási feltételek) és kamatszámításokkal,
  • kapott letétek, kauciók alátámasztása,
  • lízingügyletek egyedi nyilvántartása,
  • munkavállalókkal szembeni, illetve jövedelmekkel kapcsolatos kötelezettségek (bér és egyéb) részletezése, alátámasztása,
  • tulajdonosokkal kapcsolatos elszámolások nyilvántartása,
  • különféle hatóságokkal (adóhatóságokkal, vámhatósággal) kapcsolatos egyeztetések;
• garanciális visszatartások, jólteljesítési garanciák érvényesítéséhez kapcsolódó dokumentumok (megállapodások, elszámolások) másolatai;
• a teljes üzleti évre vonatkozó adószámítások, a leadott adóbevallások, illetve kapcsolódó analitikus nyilvántartások – természetesen minden olyan adónemben, amelyben az ügyfél érintett;
• az eredmény meghatározásához tartozó számítások, ellenőrzések, felosztások, kalkulációk;
• támogatásokkal kapcsolatos határozatok, elszámolások;
• forgalomhoz kapcsolódó engedmények (bónusz, rabatt) nagyságát meghatározó számítások;
• káreseményekkel, biztosítással kapcsolatos elszámolások, dokumentumok;
• különféle értékelésekhez és átértékelésekhez kapcsolódó számítások, engedményezések; 
• kivételes nagyságú vagy előfordulású bevételnek, költségnek, ráfordításnak számító tételek alátámasztása;
• főkönyvi kartonok;
• a cég működésének elemzése különféle – az ügyfél számára érthető – táblázatokkal (pl. árrésszámítás, készletmozgások stb.) és grafikonokkal.

Természetesen ezeknek a dokumentumoknak az összegyűjtése, összerendezése nem csupán egy röpke órás feladat. Egy ilyen összeállítás a könyvelő működési rendszerének a része kell, hogy legyen, hiszen ezek a dokumentumok csak előre meghatározott, a könyvelésnél standardizált rendszerből nyerhetők ki.