Végre túl vagyunk a határidőn, de számtalan esetről lehet hallani, amikor nem az elfogadott beszámolót sikerült közzé tenni.

Ennek számos oka lehet – a leggyakoribbak:

• Aki feltöltötte a beszámolót, az nem volt jelen a beszámolót elfogadó határozat meghozatalánál. Bár már az osztalékot nem kell (nem szabad, illetve nem lehet) beleépíteni a beszámoló sémájába, de lassan 3 év eltelte után is találkozni lehet még a régi, már hatályon kívüli gyakorlattal, amikor a taggyűlés végén új beszámolót készítenek.
• „Utolsó pillanatos fejetlenség” – több beszámolóváltozat kering a könyvelő, az ügyvezető, a tulajdonos között (s persze a taggyűlés is csak „formális”). A végén nem lehet tudni, hogy melyik a végleges dokumentum, melyiket kellene valójában közzétenni, s ezzel meg is van a baj, mert nem azt teszik közzé, amelyiket kellene.
• Tévedésből egy másik cég beszámolójának az adatait tették közzé. Több cég beszámolóját készítőknél – például könyvelőirodáknál – fordulhat elő ilyen eset. Hozzá kell azonban tenni, hogy a könyvelőnek az adatok felvitele során már gyanút kellene fognia, hogy a rendszer által felkínált bázisadatokban nincs egyezőség, s ez alapján menet közben újra ellenőriznie kellene.
• Jellemzően a kkv-szektorban fordul elő, hogy a tulajdonosok, az ügyvezetés nincs tisztában a gazdálkodás jogi és gazdasági hátterével. Ők „csak az üzlethez értenek”, a többi pedig nem is érdekli őket. „Azért tartják a könyvelőt, hogy minden papírmunkát elvégezzen.” Aztán később, amikor kiderül, hogy a magára hagyott könyvelő nem jól ítélte meg a cég érdekeit („még ezt sem tudta jól megcsinálni”), akkor keresik a megoldást, hogyan is lett volna jó az előző évre már leadott beszámoló.

Alapvető tény, hogy az elfogadott és közzétételre került beszámolók sem egészben, sem részben nem cserélhetők. E kemény szigor alól azonban vannak mentességek is. Erre vonatkozóan a számviteli törvény szerinti beszámoló elektronikus úton történő letétbe helyezéséről és közzétételéről szóló 11/2009. (IV. 28.) IRM–MeHVM–PM együttes rendelet ad segítséget.

• Ha nem a legfőbb szerv által elfogadott beszámoló került közzétételre, akkor lehet kérni a beszámoló passzív státuszba helyezését. Ezt a gazdálkodó cégbíróságon bejegyzett cégképviseletre jogosultja kérheti a közzétételtől számított egy éven belül. A passziválási kérelmet a Céginformációs Szolgálat részére kell megküldeni. A kérelembe bele kell foglalni
  • a passziválási kérelem indokát és
  • az arról való nyilatkozatot, hogy a gazdasági társaság tudomásul veszi az esetleges határidőn túli közzététel és egyben letétbehelyezés jogszabályi következményeit.

Az Elektronikus Beszámoló Portál közzétételi tájékoztatásában egyértelműen megadja a passziválás folyamatát és az új beszámoló közzétételének módját. „A nyilatkozat birtokában a cég a passzív státuszba helyezést az Online Beszámoló és űrlapkitöltő Rendszerben tudja megtenni, úgy hogy a helyes adatokat tartalmazó beszámoló adatainak kitöltése közben a rendszer automatikusan érzékeli az átfedő beszámolási időszak meglétét és erre külön felugró ablakban figyelmezteti a felhasználót, aki ekkor a korábban közzétett beszámolót/beszámolókat megjelölheti passziválásra, azonban a tényleges passziválás az űrlap által elvárt valamennyi adat megadását követően, az elfogadott adatokat tartalmazó beszámoló beküldésével egy időben történik meg.”

• Ha a beszámolóban feltüntetett adatok nem egyeznek meg a cég cégjegyzékének adataival, akkor egy írásbeli megkereséssel kell a Céginformációs Szolgálathoz fordulni. Ezt a megkeresést vagy az Elérhetőségek menüpontban feltüntetett e-mailben elektronikus aláírással, vagy postai úton lehet megküldeni.

A témáról részletesebben az Adózás/Számvitel júniusi számában olvashat.