Kicsit úgy érezzük magunkat, mint amikor a kisgyereket otthon felejtik egyedül. Elvileg mindent tud, mit lehet tenni, és mit nem, ennek ellenére csak bizonytalanul gubbaszt a sarokban, s nem mer semmihez sem kezdeni.

Az új Ptk. kötelmi joggal foglalkozó 6. könyvében találjuk – a szerződés általános szabályai között – a szerződésszegéshez kapcsolódó szabályokat, szankciókat. Ennek egyik esete a késedelem, s ezen belül is a kötelezett késedelme:

„6:155. § [Fizetési késedelem vállalkozások közötti szerződésben, valamint pénztartozás fizetésére kötelezett hatóság szerződése esetén]

(2) Ha vállalkozások közötti szerződés esetén a kötelezett, szerződő hatóságnak szerződő hatóságnak nem minősülő vállalkozással kötött szerződése esetén a szerződő hatóság fizetési késedelembe esik, köteles a jogosultnak a követelése behajtásával kapcsolatos költségei fedezésére negyven eurónak a Magyar Nemzeti Bank késedelmi kamatfizetési kötelezettség kezdőnapján érvényes hivatalos deviza-középárfolyama alapján meghatározott forintösszeget megfizetni. E kötelezettség teljesítése nem mentesít a késedelem egyéb jogkövetkezményei alól; a kártérítésbe azonban a behajtási költségátalány összege beszámít. A behajtásiköltség-átalányt kizáró, vagy azt negyven eurónál alacsonyabb összegben meghatározó szerződési kikötés semmis.”

Az új Ptk. életbelépése előtt a szabályt a régi Ptk. is tartalmazta. Talán már feledésbe is merült, hogy „Az építmények tervezésével és kivitelezésével kapcsolatos egyes viták rendezésében közreműködő szervezetről, és egyes törvényeknek az építésügyi lánctartozások megakadályozásával, valamint a késedelmes fizetésekkel összefüggő módosításáról szóló 2013. évi XXXIV. törvény” illesztette be a behajtásiköltség-átalányt a magyar jogszabályi környezetbe.

De ha még mélyebb jogforrás után akarunk nyúlni, akkor az uniós irányelv szintjén találjuk meg. A kereskedelmi ügyletekhez kapcsolódó késedelmes fizetések elleni fellépésről szóló (2011. február 16.) 2011/7/EU európai parlamenti és tanácsi irányelv teszi kötelezővé, hogy az uniós tagállamok a nemzeti jogba is ültessék át a behajtásiköltség-átalány intézményét.    Ez azért fontos, mert gyakorta merül fel kérdésként, hogy a nemzetközi kapcsolatokban is kell-e kezelni a behajtási költségátalányt, illetve a nemzetközi adatszolgáltatásoknál is gyakorta előkerülő kérdés. Az fenti EU irányelv kizárólag a magánjogi, illetve közérdekű igényérvényesítésre vonatkozóan fogalmaz meg átültetendő rendelkezéseket a nemzetek számára. A számviteli, illeték és adójogi vonatkozásokat nem érinti – így ezek rendezése a tagállamok hatáskörében maradt. Ennek alapján az EU irányelv nem érinti sem a pénznem kérdését, sem a főtartozás és a kamat prioritását.

Az új Ptk. életbelépése óta számtalan alkalommal, sok kiadványban, cikkben ismertetésre kerültek a behajtásiköltség-átalánnyal kapcsolatos szabályok. Talán már nincs is olyan vállalkozás, amely ne hallott volna erről. Igaz, az új Ptk. életbelépését követően némileg később (2014. augusztus 7. napján), de megszületett a NAV állásfoglalás is, amely adott a témában némi iránymutatást. Ez „A behajtásiköltség-átalány polgári jogi és adójogi (illetve számviteli) megítélése”:

(http://www.nav.gov.hu/nav/ado/tarsasagi/A_behajtasi_koltsegat20140807.html)

A behajtásiköltség-átalány – a fenti definícióból egyértelmű szabályain túli – tudnivalói a következők:

• A külön erre vonatkozó fizetési felszólítás hiányában is megilleti a hitelezőt.
• Az összege a késedelembe esés napjától esedékes.
• A fizetendő összeg nagysága független a késedelem időszakának hosszától, illetve a késedelmesen fizetett érték nagyságától. (Épp ez, amely az érintettek igazságérzetét legfőképpen bántja, hiszen ugyanakkora az összeg az 1 napos késedelem esetén, mint a több hónapos késedelemnél, illetve nincs különbség a költségátalány összegében annak ellenére, hogy 10 ezer vagy 10 millió forint késedelmes megfizetéséről van szó).
• A késedelembe esések tényét kell szankcionálni, amely nem minden esetben esik egybe a számlázáson feltüntetett fizetési határidővel, így könyvelési vagy pénzügyi rendszer szintjén nehezen lehet automatizálni a költségátalány kezelését.
• Ha a felek egy adott szerződésre vonatkozóan részletfizetésben állapodnak meg, akkor az egy szerződésből számos költségátalány-fizetési kötelezettség keletkezhet.
• A költségátalányt akkor is el kell számolni, ha a jogosultnak nem merült fel semmilyen külön kimutatható költsége a követelés behajtásával kapcsolatosan.
• A jogosultnak attól függetlenül jár az összeg, hogy a kötelezett a késedelembe esést indokolta, vagy kimentette magát a késedelemből. (Számos esetben tapasztalható, hogy a vevő a számlát csak közvetlenül a fizetési határidő lejárta előtt vagy éppen már utána kapja meg. Így nem is teljesíthető időben a fizetés sem.)
• Az új Ptk. diszpozitív volta ellenére a felek nem állapodhatnak meg előzetesen arról, hogy nem fogják a költségátalányt érvényesíteni, mert az ilyen megállapodás semmis.
• Bár 40 eurónál magasabb összegben is meg lehet állapodni, ez nemigen jellemző.
• Függetlenül a költségátalány fizetésétől, illetve annak kötelező jellegétől a késedelmes fizetést továbbra is terheli a késedelmikamat-fizetési kötelezettség, amely már arányos a késedelem idejével és a tőkeösszeg nagyságával. A behajtásiköltség-átalányt a késedelmi kamat összegén felül kell érvényesíteni.
• A költségátalányt nem szabad számlázni, illetve nem áfa-alapot képező tétel. Ennek alapján az elszámolás a törvény erejénél fogva áll be, így a könyvelés alapdokumentuma belső bizonylat (pl. lista a fizetésekről).

A fenti jellemzők, illetve ezek alkalmazása számos kérdést vet fel. Általában a könyvelésen lecsapódó kérdés: a jogszabályi előírások ellenére kell-e, illetve kinek kell a behajtásiköltség-átalánnyal foglalkozni?

A költségátalány jelentős eredménymódosító tétel a kötelezetteknél. A behajtásiköltség-átalány a késedelembe eséskor elszámolandó a számviteli rendszerekben is. Ennek módja a következő:

Jogosultnál:

Ún. mérlegen kívüli tételként – a nullás számlaosztályban – kerül könyvelésre addig, amíg a jogosult nem kapja meg a kötelezettől. Ezzel a jogosultnak – amíg nem kapja meg az összeget – nem keletkezik bevétele, sem eredménye, sem az eredmény után adófizetési kötelezettsége.

Kötelezettnél:

A kötelezett viszont – a törvény erejénél fogva – köteles elszámolni a költségátalányt a vesztesége terhére. Ennek számviteli megjelenése:

• nő a ráfordítás,
• nő a jogosulttal szembeni kötelezettség.

Tehát az elszámolás – amennyiben van elszámolandó tétel – csökkenti az eredményt annak lehetséges következményével együtt, amelyek a következők lehetnek:

• kevesebb lesz az adózás előtti eredmény, s így a fizetendő társasági adó (kivéve az elvárt minimum adót), de
• kevesebb lesz a kivehető osztalék is, illetve esetlegesen a keletkező veszteség sajáttőke-hiányt eredményezhet, amely ügyvezetői és tulajdonosi feladatokat indukál.

A fentiek miatt nem lehet eltekinteni a költségátalánnyal való foglalkozástól. A költségátalány alkalmazása vagy nem alkalmazása – elsősorban – üzletpolitikai megfontolásokon alapul. (Azt mérlegeli az ügyvezetés, hogy a behatásiköltség-átalány követelése az adott piaci körülmények között nem veszélyezteti-e a felek üzleti kapcsolatát.) A vállalkozások gazdálkodási körébe tartozó döntéshozatal ügyvezetői feladat. A könyvelő feladata nem lehet több, mint

• tájékoztatni a vonatkozó jogszabályi kötelezettségekről;
• tájékoztatni – a rendelkezésére álló információk alapján – az érintett eredmény-, illetve mérleghatásokról, illetve ezek további következményeiről;
• az ügyvezetői – dokumentált – döntés szerinti eljárás.

 

A vállalkozások az egymás közötti gazdasági kapcsolatokban sok esetben nem kívánnak élni a behajtásiköltség-átalány átterhelésével. Ez azonban csak úgy lehetséges, ha úgy a jogosult, mint a kötelezett vállalkozás elszámolja a behajtásiköltség-átalányt, majd a jogosult elengedi ezt a követelését.

Az elengedés tényét dokumentálni szükséges, mert ez lehet a számviteli kivezetés alapja. A bizonylatolásra több lehetőség is rendelkezésre áll:

• a jogosult által aláírt lemondó nyilatkozat;
• az év végi folyószámla egyeztetések alkalmával történő visszaigazolások, lemondás.

Az adminisztrációs terhek optimalizálása érdekében a behajtásiköltség-átalányok év végi egyszeri kezelése ajánlott, amely a fenti második megoldást támogatja. Az egyedi nyilatkozatnál és az év végi folyószámla-egyenleg visszaigazoltatásánál is fontos szerepet kap a megfogalmazás.

A lemondást a jogosult adja

• vagy a saját követeléseinek visszaigazoltatása mellett,
• vagy a szállítói oldalról kapott egyenleg-megerősítésre válaszolva.

Egy minta a lemondás szövegére:

Nyilatkozat

Kijelentjük, hogy a Polgári törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 6:155§ (1) és (2) alapján a 2014. évben a céggel szemben keletkezett, de még meg nem fizetett behajtásiköltség-átalányt és a kötelezettséghez kapcsolódó késedelmi kamatot kifejezetten és visszavonhatatlanul, ellenérték nélkül elengedjük, annak összegéről lemondunk.

Az Önök által a fordulónapig teljesített fizetéseket a számlakövetelések tőkeösszegére számolták el.

Jogi területen sincs egységes vélemény arról a megoldásról, amelyben ugyan konkrétan nem szerepel a fenti lemondó nyilatkozat, viszont a felek nevesítetten csak vevői/szállítói (akár a nulla) egyenlegeket igazolják vissza, s e mellett kinyilatkoztatják, hogy közöttük nincs további követelés vagy kötelezettség.

Az adóhatósági iránymutatás szerint „A jogosultnak, ha kifejezett nyilatkozattal ugyan nem mond le a behajtási költségátalány összegéről, a Ptk. 6:46. §-ban rögzített diszpozitivitással élve azonban úgy rendelkezik (illetve erre irányuló szándéka egyértelműen felismerhető), hogy a kötelezettől befolyó összeget a főkövetelésre számolja el, annak hiánytalan teljesítése esetén pedig jelzi, hogy további követelése az ügylettel összefüggésben nem áll fenn, a behajtási költségátalány érvényesítéséről való lemondást nem kell könyvelnie, mivel csupán a pénzügyileg rendezett költségátalányt tartja nyilván.”

Ez a szövegrész azonban csak a könyvelésre és kifejezetten a jogosulti oldalra vonatkozik, viszont ha nincs követelés, akkor a másik oldalon nincs kötelezettség sem.

Azt viszont nem szabad szem elől téveszteni, hogy

• sem a NAV értelmezés, sem a témában folyamatosan megjelenő szakmai cikkek nem mentesítenek a lemondás dokumentálásának kötelezettsége alól, illetve
• az „erre irányuló szándéka egyértelműen felismerhető” megjegyzés alatt értendő lehetséges eljárások biztonsága is kérdéses.

További számos gyakorlati kérdés merül fel a behajtásiköltség-átalánnyal kapcsolatosan:

• Mi lesz a nyilvántartásba vett kötelezettségek sorsa?
• Ki és mikor fogja szankcionálni a nem a jogszabályok szerint kezelt behajtásiköltség-átalányt és késedelmi kamatot?
• Mennyiben érvényesíthetőek a számviteli elvek (pl. költség-haszon elv) a költségátalánnyal kapcsolatosan?
• Lehetséges, hogy egy végelszámolási szándék azért hiúsul meg, mert a vállalkozásnak vannak ilyen jellegű nyilvántartott kötelezettségei?
• Ki fizeti meg az adminisztrációs feladatokat, amelyek a behajtásiköltség-átalánnyal kapcsolatosan a vállalkozásoknál (ha vannak külön pénzügyi munkatársak, akkor náluk), illetve a könyvelésnél felmerülnek?
• Nem utolsó sorban mérlegelte-e valaki, hogy amennyiben elszámolásra kerülne minden kötelezetti oldalon maradéktalanul a behajtásiköltség-átalány, akkor ennek milyen hatása volna a költségvetés adóbevételeire?

Visszatérve a bevezetőre, a könyvelőtől elvárják – sok egyéb mellett –, hogy

• a jogszabályoknak megfelelően vezesse a könyveket;
• őrködjön a vállalkozás eredménye felett;
• ne terhelje az ügyvezetést olyan kérdésekkel, amelyre az nem tud, nem akar válaszolni, vagy nem fűlik a foga a döntéshez;
• végezze el azokat az adminisztrációs feladatokat is, amelyeket a vállalkozás nem tud (vagy nem akar);
• legyen költséghatékony tényező.

Ezek a feladatok és elvárások sokszor egymásnak ellentmondanak. Ilyen helyzetben a könyvelő ott ül a sarokban, mint a bevezetőben említett gyermek, és várja, hogy majd csak jönnek az okos felnőttek és megmondják neki, mit kell tennie.