A kis- és középvállalkozások egy jelentős részénél nem fordítanak nagy (elégséges) figyelmet a mérlegkészítés időpontjára mint számviteli fogalomra. A management (tulajdonosok, ügyvezetők) jellemzően nem is tudja, miért van jelentősége ennek az időpontnak, a könyvelők többsége pedig örül, ha május 31-ig elkészül a beszámolóval.

Az már igazán tájékozott könyvelőnek számít (a cikk írójának szomorú tapasztalata szerint), akinek a mérlegképes oktatásról vagy a továbbképzésekről dereng, hogy a beszámoló fordulónapja után még figyelembe kell venni bizonyos dolgokat. De sok esetben ő is csak legyint: „Hol van arra idő a sok munka közepette, hogy ilyen dolgokra is figyeljen az ember?” Ennek pedig az lehet a következménye, hogy sok beszámoló tartalmaz kisebb-nagyobb hibákat.

A fogalom

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) valójában a gazdálkodó beszámolókészítési feladatait fogalmazza meg. A beszámoló elkészítéséért ugyanis a gazdálkodó szervezet vezetése a felelős. Mivel azonban sok vezető nem jártas a számvitelben és/vagy számos más „fontosabb” dolga is akad, a beszámoló elkészítését szinte teljes mértékben a könyvelőre hagyja. Annak szakmai tudásában, cégismeretében annyira megbízik, hogy meg sem fordul a fejében, hogy egy adott évről készülő beszámoló – akár minden jó szándék ellenére is – téves adatokat tartalmazhat. Pedig tényként kell elfogadni, hogy a könyvelő – legyen az belső alkalmazott könyvelő vagy kiszervezett könyvviteli szolgáltató – bizonyos területeken soha sem rendelkezhet mindazon adatokkal, információkkal, mint a management, hiszen

• nem az ő kezében van a gazdálkodás vezetése, irányítása, s nem kapja meg száz százalékban azokat az információkat, amelyek a management szintjén keletkeznek;
• nem ismeri azokat a célokat, amelyekkel a management a céget irányítja.

Márpedig a beszámoló összeállításához sok helyen olyan adatokra, információkra lenne szükség, amelyeket a management ismer vagy ismernie kellene akkor, ha megfelelő körültekintéssel vezeti a cégét, szemléli a vállalkozáson kívüli környezetét.

Az Szt. egyértelműen rögzíti a mérlegkészítés időpontját.

„Mérlegkészítés időpontja: a mérleg egyes tételeihez kapcsolódóan meghatározott azon – az üzleti év mérlegfordulónapját követő – időpont, amely időpontig a megbízható és valós vagyoni helyzet bemutatásához szükséges értékelési feladatokat el lehet és el kell végezni.” [Szt. 3. § (6) 1.]

A megbízható és valós vagyoni helyzet bemutatásához szükséges értékelések elvégzéséhez azonban – ahogy fentebb is jeleztük – sok esetben nélkülözhetetlen információkra van szükség a gazdálkodó környezetéből, környezetéről. Azok az eljárások, amelyek által a gazdálkodó adott üzleti évéről készített beszámolója tényleg a valós helyzetet fogja mutatni, a következők:

• a piaci értékhez való viszonyítás, s ennek alapján
  • az értékvesztések leszámolása és visszaírása,
  • terven felüli értékcsökkenések elszámolása és visszaírása,
  • az értékhelyesbítések elszámolása és visszaírása;
• céltartalékok elszámolása és feloldása;
• elhatárolások elszámolása;
• bemutatási feladatok.

Mindezek figyelembevételére az Szt. óvatosság elve ad alapot.

„Nem lehet eredményt kimutatni akkor, ha az árbevétel, a bevétel pénzügyi realizálása bizonytalan. A tárgyévi eredmény meghatározása során az értékvesztés elszámolásával, a céltartalék képzésével kell figyelembe venni az előrelátható kockázatot és feltételezhető veszteséget akkor is, ha az az üzleti év mérlegének fordulónapja és a mérlegkészítés időpontja között vált ismertté. Az értékcsökkenéseket, az értékvesztéseket és a céltartalékokat el kell számolni, függetlenül attól, hogy az üzleti év eredménye nyereség vagy veszteség (az óvatosság elve).” [Szt. 15. § (8)]

Az időpont megválasztása

Mérlegkészítési időpontként olyan időpontot célszerű választani, amely

• elég rálátást biztosít a gazdálkodónak a saját cégében, illetve a cég környezetében folyó viszonyoknak az átlátására, szükséges egyeztetések elvégzésére;
• lehetőséget biztosít a gazdálkodó és a könyvelője számára, hogy a fenti eljárásokat körültekintően el tudja végezni;
• biztosítja, hogy a beszámoló összeállítására jusson elégséges idő;
• biztosítsa az tulajdonosok (legfőbb döntéshozó szerv) számára, hogy felkészülhessenek a beszámoló elfogadó közgyűlésre, taggyűlésre, illetve a beszámoló elfogadására.

Ha a gazdálkodó tulajdonosai szintén gazdálkodó szervezetek, akkor gyakran úgy választják meg a leányvállalat mérlegkészítésének időpontját, hogy az anyavállalat beszámolójának elfogadásakor meghozandó osztalékdöntésnél már figyelembe tudják venni a leányvállalat beszámolójának elfogadásakor hozott osztalékdöntést is. Az anya- és leányvállalatok mérlegfordulónapjának, illetve a taggyűlési (közgyűlési) időpontoknak az ügyes összhangja esetén lehetőség van arra, hogy az osztalék – akár a döntések szintjén, akár konkrét pénzügyi utalásokon keresztül – több tulajdonosi lépcsőfokot is érintve jusson el a kívánt tulajdonosi körhöz.

A mérlegkészítés dátumát a számviteli politikában kell rögzíteni. A dátum meghatározása történhet konkrét időpont megjelölésével vagy valamely hónap valahányadik napjára való utalással.

Gyakorlatias szempontok is érvényesülhetnek a mérlegkészítés időpontjának kiválasztásánál – jó, ha hónap végére vagy a hónapon belül valamely könnyen kezelhető napra esik a mérlegkészítés időpontja. Mindezek figyelembevételével a gyakorlatban általában a mérleg fordulónapját követő első, második, harmadik, esetleg negyedik hónap utolsó napját szokták a gazdálkodók választani, amely a naptári évvel megegyező üzleti év esetén január 31., február 28. (29.), március 31. vagy április 30. Ha a mérlegkészítés időpontját február végére teszik, akkor célszerű – a szökőévek miatt – nem a konkrét naptári napot rögzíteni, hanem szövegesen utalni az utolsó napra.

Tehát itt egy tudatos előzetes időpont-meghatározásról van szó. Az egymást követő beszámolási időszakokról összeállítandó beszámolóknál azonos időpontot célszerű választani, hogy ezzel is biztosítsa a gazdálkodó az összehasonlíthatóságot. Gondoljunk bele, milyen torzító hatása lehet annak, ha az egyik évben az üzleti év végét követő egy havi információkat, a következő üzleti év után pedig például 4 hónap történéseit vesszük figyelembe.

Ez azonban nem jelenti azt, hogy – indokolt esetben – ne lehetne a mérlegkészítés időpontját megváltoztatni! A változtatás indokát és hatását azonban a kiegészítő mellékletben – a beszámolót olvasók tájékoztatása érdekében – be kell mutatni.

Az előző évek ellenőrzésének, önellenőrzésének hatása

A beszámoló mérlegében és eredménykimutatásában minden tételnél fel kell tüntetni az előző üzleti év megfelelő adatát. Ha az ellenőrzés az előző üzleti év(ek) éves beszámolójában jelentős összegű hibá(ka)t állapított meg, akkor azok nem képezhetik részét az eredménykimutatás tárgyévi adatainak. A mérlegkészítés napjának azért van itt nagy szerepe, mert az addig megismert és nem vitatott, nem fellebbezett, illetve a jogerőssé vált megállapításokat (hibákat és hibahatásokat) az előző évre vonatkozóan kell az eredménytartalékkal szemben könyvelni és bemutatni. Ha az adóhatósági ellenőrzés megállapítása e szabály alapján elszámolásra került, de azt a következő üzleti évben vagy években, legkésőbb a mérlegkészítés időpontjáig az illetékes hatóság, bíróság jogerősen megváltoztatta, akkor ennek hatását a tárgyévre vonatkozóan kell elszámolni. [Lásd: Szt.19. § (3), (3a) és 37. § (5)]

Amennyiben a téma felkeltette érdeklődését, további részletekkel szolgál az Adózás/Számvitel című folyóirat 2020. januári száma.