Ahhoz, hogy egy gazdálkodó tevékenysége áttekinthető legyen, szükséges a rend. A rend szabályok meglétét és ezek betartását jelenti. Minden gazdálkodó a belső rendje kialakítása és biztosítása érdekében – a rá vonatkozó jogszabályok keretei között – napi szinten hoz döntéseket. Egy-egy szabályzat nem más, mint az adott területre vonatkozó döntések összessége.

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) meghatározza, mely eszközök és források szerepelnek a gazdálkodó beszámolójában, s azt is, hogy azokat milyen elszámolási és értékelési elvek alapján kell vagy lehet a beszámolóban szerepeltetni. Sok esetben az Szt. választási lehetőséget biztosít a gazdálkodó számára, azaz rábízza a döntést, hogy kiválassza az elszámolási lehetőségek közül azokat az eljárásokat, amelyekkel legjobban biztosítható a gazdasági események hatásának a bemutatása. Így érhető el, hogy a beszámoló megbízható képet adjon a gazdálkodónak a mérleg fordulónapjára vonatkozóan a vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről.

A megbízható és valós kép biztosításához az összes gazdasági eseményre vonatkozóan érvényre kell juttatni a számviteli törvényben rögzített számviteli alapelveket (ezek olyanok, mint az alkotmány). Ezeken túl, illetve az alapelvek megfelelő érvényesülésének biztosításához további döntéseket kell hoznia a gazdálkodónak is, hiszen működési körülményei, tevékenységének sajátosságai szükségessé teszik, illetve az Szt. által megfogalmazott választási lehetőségek rögzítése nélkülözhetetlen ahhoz, hogy a beszámoló valóban az adott gazdálkodóra vonatkozóan a lehető legmegbízhatóbb képet mutassa a külvilág (piaci szereplők, hatóság, tulajdonosok) felé.

Azokat a döntéseket, amelyeket az Szt. megkövetel, illetve amelyeket a gazdálkodó meghoz, írásba kell foglalni annak érdekében, hogy az később az érintettek számára nyomon követhető és ellenőrizhető legyen. Erre szolgálnak az egyes szabályzatok.

Az Szt. [14. § (3) és (5)] definiálja, hogy mely szabályzatok meglétét várja el a gazdálkodótól.

„A törvényben rögzített alapelvek, értékelési előírások alapján ki kell alakítani és írásba kell foglalni a gazdálkodó adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő – a törvény végrehajtásának módszereit, eszközeit meghatározó – számviteli politikát.”

„A számviteli politika keretében el kell készíteni:

1. a) az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatát;
2. b) az eszközök és a források értékelési szabályzatát;
3. c) az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzatot;
4. d) a pénzkezelési szabályzatot.”

Gyakran csak egy hatósági ellenőrzés vagy külső átvilágítás (pl. könyvvizsgálat, szervezetfejlesztés) után válik világossá a management számára is a szabályok definiálásának fontossága, s ezzel párhuzamosan a szabályzatok szerepe. Főleg a start up vállalkozásoknál maradnak ki a szervezet növekedésével kapcsolatos szabályozási folyamatok, s ez később a szervezet egészére nézve kedvezőtlen hatással lehet.

Tehát a szabályzatokkal kapcsolatosan is meg kell fogalmazni az alapvető kérdéseket: Ki? Mikor? Mit? és Hogyan?

Hasznosság

A szabályzatokat úgy kell elkészíteni, hogy azok – kötelezően elkészítendő mivoltukon túl –hasznosak is legyenek a gazdálkodó számára.

• Amikor egy könyvelő átvesz egy céget könyvelésre, meg kell ismerkednie az alkalmazott számviteli módszerekkel, elvekkel, gyakorlati kérdésekkel. Egy korrekt számviteli politikát végigolvasva a vállalkozásnál alkalmazott eljárásokról tökéletes képet kaphat az új könyvelő.
• Több év távlatából már nem biztos, hogy akár a könyvelő, akár a gazdálkodó (pl. ügyvezető) emlékszik az egyes számviteli vagy adózási döntések indokára, jellegére. A szabályzatok folyamatos aktualizálása lehetőséget teremthet a múlt gazdasági eseményeinek, illetve a hozzájuk tartozó könyvelési tételeknek a felidézésére.
• Nem utolsósorban a különböző hatósági ellenőrzéseknél, de leginkább az adóellenőrzéseknél az alkalmazott eljárások alapdokumentumai a szabályzatok, illetve azoknak a vizsgált időszakra vonatkozó verziói.

Mintaszabályzatok

Gyakori probléma, hogy ugyan elkészülnek egy vállalkozás szabályzatai, de azok csupán ún. „konzervek”. Szerencsére ma már sok szakmai kiadvány tartalmaz átfogó, szinte minden törvényi előírást magában foglaló szabályzatokat. Mivel azonban ezek nem egy konkrét cégre készülnek, sok olyan elem is van bennük, amelyek nem vonatkoznak az adott vállalkozásra, így

• ezeket törölni kellene, vagy
• a gazdálkodóra teljesen más szabályokat kellene kialakítani.

Ezért a megvásárolt (vagy bármilyen más módon megszerzett) ún. mintaszabályzatokat az adott gazdálkodóra vonatkozóan testre kell szabni. Ennek keretében

• a felesleges kötelmeket tartalmazó részeket törölni kell,
• a szabályzatot a gazdálkodó sajátosságainak megfelelőn ki kell egészíteni,
• a mintául szolgáló megfogalmazásokat a szükséges mértékben módosítani kell.

A gazdálkodó változásai

Az aktualizálás másik fontos eleme a változások követése, amikor is:

• jogszabályváltozások történtek;
• a vállalkozásnál más gyakorlat honosodott meg;
• a cég méretei, struktúrája, tevékenysége, céljai megváltoztak az idők folyamán;
• a management víziója, elvárási rendszere módosult;
• a külső körülmények változtak;
• új tevékenységet kezdett el a társaság, amelyre nem lehet a korábbi szabályozást alkalmazni.

Láthatjuk, hogy a folyamatosan változó külső és belső környezet miatt a szabályozás sem lehet időtlen időkig kőbe vésve. Szükség van a változások folyamatos nyomon követésére, az aktualizálásra. Azonban arra is vigyázni kell, hogy a túl gyakori változással

• elveszhet a szabályzat igazi szabályozó funkciója (inkább utólagos magyarázkodássá válhat);
• sérülhet a szabályozást betartók és betartatók biztonságérzete.

Nem kell azonban átesni a ló túlsó oldalára, nem kell a szabályzatok módosítására vonatkozó szabályzatot kidolgozni, de célszerű az időszakonként – akár évente – ismétlődő feladatok listájára felvenni  a szükséges szabályzatok áttekintését, s amennyiben a management és a számviteli (vagy más szabályzatnál az ahhoz a területhez tartozó) szakember szükségesnek látja, elvégezni az aktualizálást.

Az érintettekkel való megismertetés

A szabályzatok nem önmagukért való dolgok. A legjobb szabályzat megalkotása is kevés, az abban foglaltakat be is kell tartani. Az elkészült vagy módosított szabályzatokat meg kell ismertetni az érintettekkel. Csak így lehet a szabályzatban foglaltak betartását is ellenőrizni, számon kérni.

Ez minden szabályzatra igaz, ez alól nem lehetnek kivételek a számviteli jellegű szabályzatok sem. Ezeket a számviteli területen tevékenykedőknek és a managementnek kell ismernie, de számos egyéb kapcsolódó terület, illetve szakember számára is tartalmazhatnak fontos információkat. Gondoljunk például a gazdálkodó amortizációs politikájára – a management a terveiben ennek megfelelően számol, a könyvelő pedig ez alapján számolja el az értékcsökkenést.

A módosítások technikája

A szabályzatok módosítására két megoldás kínálkozik.

Egyrészt minden változásnál, amely megköveteli a szabályozás megváltoztatását is, új szabályzatot készíthetnek.

Annak ellenére, hogy az életbe léptetett új szabályzat egységes szövege könnyen hozzáférhető és megismerhető, ennek a megoldásnak vannak hátrányai is:

• A vállalkozásnál több hatályba léptetett szabályzat „keringhet”, s csak megfelelő szintű információáramlásnál biztosítható, hogy minden érdekelt folyamatosan tisztában legyen azzal, melyik szabályzat az éppen érvényben lévő.
• A szabályzatok ismételt elkészítése jelentős bürokratikus terhet ró a vállalkozásra, esetleg a könyvelésre.

A másik megoldás alkalmazásánál az első életbe léptetett szabályzatot a gazdálkodó folyamatosan kiegészítésekkel, mellékletekkel, függelékekkel módosítja. A megnevezés szabadon választható, akár variálható is. Nagyon fontos azonban, hogy a változásokat tartalmazó szabályzati részekben rögzített változások folyamatosan és egyértelműen nyomon követhetők legyenek. Ehhez a megoldáshoz célszerű egy olyan szöveges változat – elektronikus dokumentum formájában történő – vezetése, ahol az új és/vagy változó elemeket tartalmazó részletek beépülnek az eredeti szabályzatba. (Ez ma már egy szövegszerkesztő változáskövető funkciójával vagy meghatározott formázásokkal nagyon könnyen megoldható.)

Egy utólagos ellenőrzésnél nagy segítséget jelenthet egy ilyen dokumentum úgy a gazdálkodót a hatóság előtt képviselő szakembernek, mint az ellenőrzést folytató személynek.

Ennek a módszernek is vannak előnyei és hátrányai is. Előnyként említhető, hogy

• nem kell minden egyes alkalommal az életbeléptetéshez a teljes szabályzatot kinyomtatni, tehát jóval költségtakarékosabb megoldás;
• az életbeléptetés sokkal egyszerűbb.

(A számviteli jellegű szabályzatok összeállítását, karbantartását általában nem az ügyvezetés végzi, hanem például a könyvelés. Éppen ezért a hatályba léptetésnél, illetve az ahhoz kapcsolódó előzetes tájékoztatásnál egyszerűbb feladat az érintettekkel csak a konkrét változást tartalmazó dokumentumot megértetni, elfogadtatni.)

Hátrányként kell viszont megemlíteni, hogy

• bizonyos mennyiségű változás, módosítás egy idő után már nehezen nyomon követhető;
• gondoskodni kell arról, hogy minden érintett megismerje a rá vonatkozó összes változást.

A változások nyomon követésére az alábbiakban közreadunk egy nyilvántartási mintát (1. táblázat), amelyet akár előre nyomtatva, akár folyamatosan vezetve egyszerűen át lehet tekinteni a változásokat.

Hatálybalépés	Változás		Változtatást		Hivatkozás (magyarázat)
	Oka	Helye	Engedélyezte	Elrendelte

1. táblázat: Nyilvántartás a szabályzatok változásainak nyomon követésére

Következetes alkalmazás

Természetesen a számítástechnika, a szövegszerkesztők nagy segítséget nyújtanak a vállalkozásoknak szabályzataik elkészítéséhez, viszont minden esetben fontos a következetesség.

• Hatékony legyen a szabályzatok elkészítése és karbantartása – ez előzetes szervezéssel oldható meg.
• Minden gazdálkodónál legyen legalább egy, a szabályzatokkal kapcsolatos teendők koordinálásával megbízott személy. (Ez elvileg lehet akár a könyvelő is, csak az nem szerencsés, ha a szabályzat elkészítése teljes egészében a könyvelő feladata, mert a szabályzatok számos, a management döntését igénylő kérdést is tartalmaznak.)
• Minden, a vállalkozásban érintett személy jusson hozzá a munkájához szükséges szabályzatokhoz, illetve időben kapjon információt az azokban bekövetkezett változásokról.
• A szabályzatok összhangban legyenek a vállalkozás tevékenységével és céljaival.
• A gyakorlatban is a szabályzatban megfogalmazottak szerint járjanak el.

A legjobb szabályozás is csak annyit ér, amennyit végrehajtanak belőle!

Feladat és felelősség

A számviteli törvény kimondja, hogy a „számviteli politika elkészítéséért, módosításáért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy felelős” [Szt. 14. § (11)]. Éppen ebből a megfogalmazásból kiindulva vetődik fel gyakran a kérdés, hogy kinek a feladata és – ehhez kapcsolódóan – kinek a felelőssége a szabályzatok elkészítése, aktualizálása.

A gazdasági döntési pozícióban lévő vezetők (ügyvezető, tulajdonos) felelőssége igen nagy abban, hogy egy átgondolt belső szabályrendszer kialakításával – amelynek részét képezik a számviteli és egyéb jellegű szabályzatok is – biztosítsák a tervszerű és eredményes gazdálkodást. A napi szintű üzletpolitikai döntéseknek összhangban kell lenniük a szabályzatokban – hosszú távra szólóan – rögzített elvekkel és módszerekkel.

Itt nem elég önmagában a szabályzatok puszta meglétével kapcsolatos felelősségre gondolni (valami van), hanem éppen olyan fontos (ha nem fontosabb) a szabályzatok tartalmának a jogszabályokkal és a gazdálkodónál zajló valós folyamatoknak a vállalkozás rövid és hosszú távú céljaival való megfelelésének a biztosítása is.

Elsősorban a kkv.-szektor sajátossága, hogy a vállalkozás vezetője csak a szakmai területre vonatkozóan rendelkezik mélyreható ismeretekkel, ő határozza meg a szervezet céljait illetve a célok megvalósításához vezető utat. Ezen gazdálkodók azonban a számvitel, illetve az adózás területén viszonylag kevés tudással, jogszabályismerettel rendelkeznek. Így az esetek többségében – önmagukban – nem képesek a szabályzatok szakszerű összeállítására, illetve azok folyamatos karbantartására.

Az Szt. előírásai szerint a könyvviteli szolgáltatás körébe tartozik a számviteli politika, a könyvviteli elszámolás, a beszámolókészítés rendszerének, módszerének kialakításával, a számlarend, a könyvvezetéshez, a beszámolókészítéshez szükséges szabályzatok elkészítésével, rendszeres karbantartásával kapcsolatos feladatok ellátása [Szt. 150. § (2)]. E megfogalmazás alapján kézenfekvő lenne, hogy a szabályzatok összeállítása is a könyvelő feladata. A könyvelő tisztában van ugyan a számviteli, adózási elvekkel, szabályokkal, de – az esetek többségében, s főleg kiszervezett könyvelés esetén – nincs abban a helyzetben, hogy a vállalkozás gazdálkodását meghatározó szabályokat megalkothasson.

A fentiek miatt a szabályzatok elkészítése, illetve aktualizálása mindenképpen a management (tulajdonosi testület, ügyvezetés) és a könyvelő (akár kiszervezett könyvelő, akár alkalmazott könyvelő) közös feladata lehet.

Olyan személynek kell a szabályzatok változását kézben tartani, aki

• rendelkezik megfelelő jogszabályi ismeretekkel;
• megfelelő szinten ismeri a gazdálkodó belső struktúráját, döntéshozatali mechanizmusát, napi szintű, a szabályzattal érintett folyamatait; illetve
• tudja, hogy mik a cég hosszabb távú elképzelései, céljai, víziói, s ezeket is képes figyelembe venni a szabályzatalkotás folyamatában.

Külső, kiszervezett könyvelés esetén a könyvelési szerződésben, belső könyvelés esetén pedig a munkaköri leírásban célszerű rögzíteni a szabályzatokkal kapcsolatos feladatokat és felelősségi kérdéseket!

Egyéb szabályzatok

A vállalkozások életében, belső és külső viszonyaiban számos olyan döntési pont van, ahol célszerű vagy egyenesen szükséges a működési szabályoknak a rögzítése a hatékony tevékenység, eredményes gazdálkodás vagy elvárt viselkedés miatt. Az alábbiakban – természetesen a teljesség igénye nélkül – vázlatosan ismertetünk néhány olyan lehetséges szabályzatot, amely segítheti a vállalkozások működését, a kialakítandó és fenntartandó rendet.

Ezekre a szabályzatokra is igaz, hogy meg kell őket alkotni, életbe kell léptetni, s belső tartalmukat meg kell ismertetni mindazokkal, akikre a bennük foglalt szabályok vonatkoznak. Ezen szabályzatok megalkotása és betartása, illetve betartatása az ügyvezetés feladata. Míg az előzőekben ismertetett számviteli politika (illetve az annak keretében elkészítendő szabályozások), számlatükör és számlarend megalkotásában a könyvelésnek komoly szerepe lehet, addig az alábbi szabályzatok összeállításánál a könyvelő legfeljebb konzultációs partnerként tud részt venni, mert csak részleges ismeretekkel rendelkezik a vezetésnek a szabályozással elérendő céljairól. Tehát semmiképpen sem lehet a könyvelés feladata ezeknek a kiegészítő szabályzatoknak az összeállítása! (Kivétel, amikor a könyvelést végző személynek vagy szervezetnek ez a profiljába vág, vagy rendelkezik a szabályzat összeállításához szükséges ismeretekkel, s ezt a feladatot el is vállalja.)

Minden vállalkozásnak, amely a szükséges szabályzatokon kívül egyéb szabályzatokat is alkalmaz, meg kell szerveznie azt is, hogy az érintettek időben és egyszerű módon hozzáférjenek az őket és a munkájukat érintő szabályzatokhoz. Ahol erre van lehetőség, érdemes a szabályzattal érintettek véleményét is kikérni egyes kérdésekben.

Érdemes minden vállalkozásnak megfontolni az alábbi szabályzatok elkészítését:

• Szervezeti és működési szabályzat (SZMSZ)
• Nem pénzbeli juttatások szabályzata (Cafeteria)
• Gépkocsihasználati szabályzat
• Kiküldetési szabályzat
• Bizonylati rend
• Irodai rend
• Munkavédelmi és tűzvédelmi szabályzat
• IT-szabályzat (Informatikai biztonsági szabályzat)
• Titokvédelmi szabályzat

A témáról részletesebben a szerző új, Számviteli szabályzatmintatár című könyvében olvashat.