Ebben a posztban szeretnénk néhány iparág-specifikus szerencsés körülményt megvillantani a könyvelőirodáknak, majd konkrét tippeket adni, mit tegyünk, hogy tompítsuk a gazdasági válsághelyzet hatásait.

Nem kérdés, hogy egy elhúzódó válság megtizedeli a gazdasági szereplőket, és mindenkinek küzdeni kell a fennmaradásért. Vannak szerencsétlenebb iparágak, lásd vendéglátás, melyeket már a covididőszak is sújtott, és éppen hogy csak fellélegeztek, ismét extra nehézségekkel néznek szembe – náluk valóban csak a legjobbak maradnak hosszú távon is talpon.

Miért jó, ha könyvelőirodánk van?

• változatos ügyfélkör: ha csak nem éppen éttermek vagy termálfürdők könyvelésére szakosítottuk magunkat, elmondhatjuk, hogy a széles ügyfélpaletta megóv minket attól, hogy egyszerre annyi ügyfelünket veszítsük el, ami már az iroda létét veszélyezteti. (Itt jegyezzük meg, hogy a fentiek nem mondanak ellent azzal, hogy pozícionáljunk, mert az nem azt jelenti, hogy egy szűk célcsoportot célzunk kizárólagosan, hanem azt, hogy homogenizáljuk az ügyfeleket, és minden szegmentumot külön-külön kezelünk mind szolgáltatásnyújtásban, mind marketingtevékenységben.);
• tőkeigény: szemben egy gyártó céggel, pláne aki külföldről szerzi be az alapanyagait, egy könyvelőirodának nincs jelentős termékbeszerzési szükséglete, árukészlete, tevékenysége kevésbé függ a napról napra változó árfolyamoktól. Ezek hiánya nagyobb rugalmasságot biztosít a számára.;
• pótolhatatlan tevékenység: könyvelőre recesszió idején is szükség van, munkája nem pótolható, nem végezheti el helyette laikus, hiszen nincs hozzá szaktudása, képesítése. Amíg csak létezik egy vállalkozás, lesz áfabevallási kötelezettsége vagy egyéb adatszolgáltatási feladatai, éves zárása, bérszámfejtése stb. Ráadásul szinte biztosak lehetünk benne, hogy legkésőbb jövő év januárjában jelentős adóváltozások, megszorítások jönnek – ezek szintén újabb és változatos könyvelői, adótanácsadói, szakértői feladatokat hoznak a szakmának.; 
• bevétel folyamatos szolgáltatásból: szemben a zöldségessel, ahová betérve az egyszer megvett kiló kenyérrel végett is ér az üzlet, azaz tranzakció alapú az „együttműködés”, addig a könyvelők kvázi előfizetéses modellben szerzik a bevételüket, folyamatos szolgáltatást nyújtanak. Talán nem szükséges tovább ragozni, mennyivel megnyugtatóbb az a tény, hogy minden hónap 5-én automatikusan számlázható a havidíj, mint remélni, hogy a vevő holnap is nálam veszi a kenyerét.;
• home office lehetőségek: aki kevésbé volt a megszokások rabja, már a covid idején bátran bevezette az otthoni munkavégzés gyakorlatát, és még az is lehet, hogy csodát látott: így is megy a munka, sőt, akár elégedettebbek is a kollégák. Ha ezt az átállást csak a kötelező szigorítások idejére léptük meg, és azóta visszaállt a bejárós élet, akkor most ismét érdemes elővenni, immáron nagyobb rutinnal (köszönjük, covid!), és ezzel jelentősen csökkentjük majd az elszálló energiaárak vagy a bérleti díjak költségeit is. (Természetesen nem elegáns, ha a munkáltató hagyja, hogy ezeket a költségeket egy az egyben az otthon dolgozó kolléga viselje.)

Mit tegyünk haladéktalanul, hogy ne temessen maga alá minket a válság?

• Extrán becsüljük meg régi, meglévő ügyfeleinket, és találjuk ki, hogyan tudjuk növelni az értéküket. Azaz hogyan növeljük a kosárértéket (egy-egy tranzakció értékét), hogyan vesszük rá gyakoribb vásárlásra (azaz mit tudunk még kínálni a megszokott könyvelési szolgáltatáson kívül), illetve hogyan tudjuk minél tovább megtartani (ne hagyjon ott minket egy másik irodáért, ne menjen csődbe stb.). Ehhez tekintsük át CRM-ünket és gondoljuk végig, tudunk-e belőle adatokat nyerni olyan alapkérdésekre, mint például adott időszakban ki volt a legtöbb bevételt nálunk hagyó ügyfél, ki a legrégebbi ügyfél, ki az, aki eddig rendszeres könyvvásárlónk volt, de egyszercsak eltűnt – mikor, miért? stb.) 
• A cégvezetés beszéljen a jövőről a munkatársakkal, ne hagyja, hogy azok a kattintásvadász médiahírekből „hergelődjenek”. Az, hogy rendszeresen kommunikálunk a csapattal, eddig is fontos feladat volt, most pedig arra kell fókuszálni, hogy tudatjuk velük: hogy van a cég, mit teszünk, hogy ne legyen bajban, transzparensek vagyunk a kollégák előtt, nem hagyjuk őket nagyobb bizonytalanságban, mint ami magánemberként amúgy is mindenkit érint. Fontos, hogy akárhogy is alakul a jövő, el tudjuk mondani, hogy ha romlanak a cég eredményei, annak külső gazdasági okai vannak, nem pedig részben vagy egészben a mi mulasztásunk, rossz működésünk válság által felerősített, felgyorsított következménye.
• Képezzünk tartalékot, mert a pénzügyi mozgástér most nagyon fontos lesz. A legnehezebb helyzetben se álljunk le a meglévő tartalék növelésével. Nem kell sok; ha a bevétel 5%-a, akkor annyi, de legyen rendszeres, és ne nyúljunk hozzá. Ne járjunk úgy, mint a tanmesei vállalkozó, aki úgy gondolkodik a megtakarításról, hogy ha jól megy, minek, ha nem, akkor nem tud.
• Recesszió idején a piaci szereplők mindig a marketingtevékenységükön húzzák be a féket először. Ha sikerül ellenállni ennek a reflexnek, már meghaladtuk a versenytársakat. A bevételt ugyanis a marketing hozza, még olyan hosszú szerződéses kapcsolat esetében is, mint a könyvelőirodáknál. Hiszen a marketing feladata nem csak a direkt bevételszerzés, hanem a kommunikáció, a márkaépítés, a PR stb., melyek hosszú távon stabilizálják egy cég helyzetét a piacán. 
• A legfontosabban hagytuk a végére: emeljünk árat! Ha nem emeljük az árainkat – és inkább egyszer nagyobbat, mint többször kicsiket –, az emelkedő költségeink miatt a profitunkat sorvasztjuk el, ami hovatovább a csődhöz vezet